Reglas 1099 en 2026 para administradores: quién presenta qué

Una empresa de administración de propiedades que cobra la renta por cuenta de los propietarios debe declarar la renta que entrega a cada propietario en el Form 1099-MISC, casilla 1 (box 1), y declara a los contratistas que contrata y paga en el Form 1099-NEC.¹ Para pagos hechos en el año calendario 2026, ambos formularios aplican desde $2,000 por beneficiario, en lugar de $600, por la Public Law 119-21, sección 70433.² Las declaraciones de 2026 vencen a principios de 2027. Si presentas 10 o más declaraciones informativas (information returns) de cualquier tipo, debes presentarlas de forma electrónica, y ahora solo a través del sistema IRIS del IRS.³

Esta guía cubre solo las reglas federales. Las reglas estatales sobre la presentación del 1099 y la retención estatal varían, así que revisa las páginas de tu estado en /es/estados y los resúmenes de reglas federales en /es/leyes-federales.

Qué cambió para los pagos de 2026

La ley de reconciliación del 4 de julio de 2025 (Public Law 119-21, que el Departamento del Tesoro llama One, Big, Beautiful Bill Act) eliminó "$600" de la sección 6041(a) del Internal Revenue Code y puso "$2,000" en su lugar. La misma sección cambió el umbral de servicios de la sección 6041A y el umbral de retención de respaldo (backup withholding) de la sección 3406 para que coincidan. Aplica a los pagos hechos después del 31 de diciembre de 2025.²

La ley también agregó la sección 6041(h). Para cualquier año calendario posterior a 2026, la cifra de $2,000 sube con un ajuste por costo de vida que usa 2025 como año base, y cualquier aumento se redondea a los $100 más cercanos.² En pocas palabras, $2,000 es la cifra para los pagos de 2026, y la de 2027 podría ser más alta. El IRS remite a quienes presentan a IRS.gov/InflationAdjustment para el monto ajustado de cada año.³

El Tesoro y el IRS propusieron reglamentos de conformidad en abril de 2026. La propuesta definiría el umbral como $2,000 para el año calendario 2026, ajustado por inflación a partir de entonces, y aplicaría a los pagos hechos a partir del 1 de enero de 2026.⁴

Dos cosas no cambiaron. Los pagos del año calendario 2025 todavía usaron la regla anterior de $600. Y algunas líneas del Form 1099-MISC tienen sus propios umbrales que la ley no tocó: los ingresos brutos (gross proceeds) pagados a un abogado se siguen declarando desde $600 (casilla 10), y las regalías desde $10.⁵

Rentas de los propietarios: Form 1099-MISC, casilla 1

Los reglamentos ponen esta obligación directamente en el administrador. La sección 1.6041-3(d) del Treasury Regulation dice que un inquilino no declara la renta pagada a un agente de arrendamiento (rental agent), "pero el agente está obligado a declarar los pagos de renta al arrendador".⁶ Las instrucciones del IRS repiten el punto: un inquilino comercial que paga la renta de una oficina a un administrador de propiedades (property manager) no presenta un 1099, y el administrador debe usar el Form 1099-MISC para declarar la renta entregada al propietario.⁵

Qué monto va en la casilla 1. El ejemplo del propio reglamento describe a una agente de arrendamiento que resta su comisión y el costo de las reparaciones y envía el resto al propietario. El monto a declarar es el que se incluye en el ingreso bruto del beneficiario, que "en muchos casos será el monto bruto" antes de descontar honorarios, comisiones y gastos.¹ Por eso la mayoría de los administradores declara la renta bruta cobrada para el propietario, no la distribución neta. Tus estados de cuenta al propietario (owner statements) deben mostrar la renta bruta, los honorarios y los gastos, para que el propietario pueda cuadrar el 1099 con su Schedule E.

Quién recibe uno. Declara las rentas de la casilla 1 de $2,000 o más en el año.⁵ Los pagos a una corporación, incluida una LLC que tributa como corporación C o S, en general están exentos.⁵ Sí recibe un formulario el propietario que es una persona física, una sociedad (partnership) o una LLC de un solo miembro que se ignora para fines fiscales (disregarded entity). El Form W-9 del propietario te dice qué categoría aplica, y esa es una razón para pedirlo al incorporar al propietario (consulta la guía práctica de incorporación de propietarios).

Proveedores y contratistas: Form 1099-NEC

El mismo ejemplo del reglamento dice que un agente de arrendamiento que contrata y paga a técnicos de reparación está "desempeñando funciones de administración o supervisión" y está sujeto a la declaración de la sección 6041 sobre esos pagos.¹ En la práctica, cuando tu empresa elige al plomero, aprueba el trabajo y emite el cheque desde la cuenta fiduciaria (trust account), tu empresa presenta el 1099-NEC.

Presenta el Form 1099-NEC, casilla 1a, por cada persona que no es empleada a la que pagaste $2,000 o más por servicios en 2026, incluidas las piezas y los materiales facturados junto con el servicio.⁵ Suma todos los pagos a ese proveedor en todas las propiedades que administras, porque el umbral es por beneficiario y por año calendario.

Las corporaciones están exentas en su mayoría, con dos excepciones que importan a los administradores:

Las instrucciones del IRS dicen que la exención para corporaciones "no aplica a los pagos por servicios legales", y mencionan los pagos médicos y de atención de salud entre los pagos a corporaciones que se deben declarar.⁵ Los pagos por mercancía, flete, almacenamiento y conceptos similares no se declaran.⁵

El alta de proveedores es donde empiezan la mayoría de los errores del 1099. La guía práctica de incorporación de proveedores cubre cómo obtener el W-9 y el seguro antes del primer trabajo.

Pagos con tarjeta y Form 1099-K

Los pagos que haces con tarjeta de crédito, tarjeta de débito o a través de una red de pagos de terceros los declara el procesador de pagos en el Form 1099-K, y el IRS dice que "no están sujetos a declaración en el Form 1099-MISC ni en el Form 1099-NEC".⁵ Si pagas a un proveedor con la tarjeta de la empresa, no incluyas ese monto también en su 1099-NEC. Los pagos ACH desde tu cuenta bancaria son distintos: las instrucciones del Form 1099-K dicen que las cámaras de compensación automatizada (automated clearing houses) y los departamentos internos de cuentas por pagar no califican como organizaciones de liquidación de terceros (third party settlement organizations).⁷ Una distribución al propietario o un pago a un proveedor por ACH sigue perteneciendo a tu 1099-MISC o 1099-NEC.

El umbral del 1099-K también volvió atrás. La sección 70432 de la Public Law 119-21 restableció la regla de que una organización de liquidación de terceros declara solo cuando los pagos a un beneficiario superan $20,000 y el número de transacciones supera 200, con efecto como si hubiera sido parte de la ley de 2021 que lo había reducido.² El IRS confirmó en un comunicado del 23 de octubre de 2025 que la baja prevista a $600 no va a ocurrir.⁸ Esa regla de mínimos aplica a las transacciones de redes de terceros. Las transacciones con tarjeta de pago son una categoría aparte en el formulario, así que un procesador todavía puede emitir un 1099-K por el volumen con tarjeta.⁷ Si los inquilinos pagan la renta con tarjeta, pregúntale a tu procesador bajo qué entidad y qué TIN declara, para que los propietarios entiendan por qué podría aparecer un 1099-K.

W-9, problemas con el TIN y retención de respaldo

El Form W-9 es cómo obtienes el nombre y el número de identificación del contribuyente (taxpayer identification number o TIN) de un beneficiario de Estados Unidos. Un W-9 válido tiene el nombre y el TIN del beneficiario y está firmado bajo pena de perjurio, y una persona extranjera no puede entregarlo.⁹

La retención de respaldo es del 24%. Aplica a los pagos declarables, que incluyen las rentas y la compensación a no empleados, cuando el beneficiario no entrega un TIN o cuando el IRS te notifica que el TIN es incorrecto.³ Hay tres detalles que sorprenden a los administradores:

• Sin TIN, no hay período de gracia para servicios. Un beneficiario puede escribir "Applied For" en un W-9, pero el IRS dice que la exención de 60 días cubre solo intereses, dividendos y ciertos instrumentos fácilmente negociables. La compensación a no empleados está sujeta a retención de respaldo aunque el beneficiario esté esperando su TIN.³
• Los avisos B tienen plazo. Después de un aviso del IRS de que el nombre y el TIN de un beneficiario no coinciden, debes enviarle un aviso "B" (B notice) y debes empezar a retener en los pagos hechos más de 30 días hábiles después de recibir el aviso del IRS.³
• Puedes deber lo que no retuviste. Si no cobras la retención de respaldo que correspondía, puedes quedar responsable del monto no cobrado.³

Con la ley de 2025, la retención de respaldo sobre los pagos de las secciones 6041 y 6041A sigue el mismo umbral de $2,000 por año calendario.⁴ Los montos retenidos se declaran en el Form 945, la declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido.⁴ Un proveedor al que le retuviste recibe un 1099-NEC sin importar el monto pagado.⁵

Propietarios extranjeros: retención del 30%, W-8ECI y Form 1042-S

La renta pagada a un extranjero no residente (nonresident alien) o a una entidad extranjera sigue otro sistema. El IRS define al agente de retención (withholding agent) como cualquier persona "que tiene el control, la recepción, la custodia, la disposición o el pago" de un monto sujeto a la retención del capítulo 3.¹⁰ Un administrador que cobra y remite la renta encaja en esa descripción.

Según la IRS Publication 515, debes retener impuesto sobre las rentas de bienes raíces en Estados Unidos que se tienen para producir ingresos, salvo que el propietario extranjero elija tratar el ingreso como efectivamente conectado con un comercio o negocio en Estados Unidos (effectively connected income). La tasa por defecto es el 30% del monto bruto.¹⁰ Para que esa elección funcione contigo, el propietario te entrega el Form W-8ECI. El ingreso efectivamente conectado que está cubierto por un W-8ECI válido en general no está sujeto a la retención del capítulo 3.¹⁰ Un certificado de retención que declara ingreso efectivamente conectado debe incluir un TIN de Estados Unidos.¹⁰

Aunque no retengas nada, la obligación de declarar sigue. Se requiere un Form 1042-S separado por cada receptor "sin importar si retuviste o estabas obligado a retener impuesto", y los Forms 1042 y 1042-S vencen el 15 de marzo del año siguiente, con la copia del receptor en la misma fecha.¹⁰ Para los pagos de 2026 eso es el 15 de marzo de 2027, y los Forms 1042-S de 2026 se deben presentar de forma electrónica a través de IRIS.¹⁰ Los propietarios extranjeros no reciben un 1099-MISC por la misma renta.

Plazos, presentación electrónica en IRIS y multas

La regla del IRS es que cuando una fecha de vencimiento cae en sábado, domingo o feriado legal, pasa al siguiente día hábil.⁵ El 31 de enero de 2027 y el 28 de febrero de 2027 son domingos, así que las fechas se mueven como se muestra.

La regla de las 10 declaraciones. Si debes presentar 10 o más declaraciones informativas en el año, debes presentarlas de forma electrónica. El conteo suma todos los tipos de formulario, así que cuatro de un formulario y seis de otro significan presentación electrónica.³ Una empresa de administración mediana cruza esa línea con facilidad. La multa por no presentar de forma electrónica aplica a las declaraciones que pasan de 10.³

FIRE desaparece para las declaraciones de 2026. La Publication 1099 de 2026 dice que a partir del año fiscal 2026 (temporada de presentación 2027), IRIS será el único sistema de recepción de declaraciones informativas, y FIRE no aceptará envíos una vez que cierre a fines de 2026. El IRS dice que una solicitud típica de IRIS Transmitter Control Code (TCC) toma unos 45 días hábiles.³ La página de IRIS del IRS indica que necesitas un TCC de IRIS para usar el IRIS Taxpayer Portal gratuito.¹¹ Si tu empresa o tu contador solo han presentado a través de FIRE, solicita el TCC de IRIS ahora.

Multas por declaración

Las multas aplican por separado a la declaración que presentas ante el IRS (sección 6721) y a la copia que entregas al beneficiario (sección 6722).³ Para las declaraciones y copias que vencen en 2027, que cubren los pagos de 2026, el Revenue Procedure 2025-32 fija estos montos:¹²

La página de multas del IRS indica que los montos para las declaraciones que vencen en 2026 (año fiscal 2025) son $60, $130, $340 y $680 por desacato intencional.¹³ La condición de pequeña empresa se basa en un promedio de ingresos brutos anuales de $5 millones o menos en los tres años fiscales más recientes.³ Como un 1099 tardío o equivocado puede generar una multa por presentación y otra por entrega, un solo registro de proveedor mal hecho puede costar $680 o más antes de llegar al desacato intencional. El IRS puede perdonar las multas por causa razonable, y quienes presentan a tiempo y corrigen antes del 1 de agosto tienen un margen de protección de mínimos (de minimis safe harbor) por el mayor entre 10 declaraciones o la mitad del 1% de las declaraciones que presentan.³

Depósitos de garantía e ingresos del propietario

La Publication 527 dice que un depósito de garantía (security deposit) no es ingreso al recibirlo si el arrendador planea devolverlo al final del contrato de arrendamiento. Si el arrendador se queda con una parte o con todo en cualquier año porque el inquilino no cumplió el contrato, el monto retenido es ingreso de ese año. Si un supuesto depósito de garantía se va a usar como la renta del último mes, es renta anticipada (advance rent) y es ingreso al recibirlo.¹⁴ La renta anticipada es ingreso en el año en que se recibe, sin importar el período que cubra ni el método contable del propietario.¹⁴

Para el 1099, eso significa que los depósitos que se mantienen en fideicomiso quedan fuera de la casilla 1. Los descuentos que aplicas a la salida del inquilino, y cualquier "renta del último mes" cobrada al firmar el contrato, forman parte del ingreso por rentas del propietario en el año en que los aplicas o los recibes. Registrar bien estos conceptos en el libro contable es lo que mantiene el 1099 coherente con el estado de cuenta del propietario. La guía práctica de desocupación y rotación cubre el destino de los depósitos, y la ley de depósitos de tu estado (consulta /es/estados) fija los plazos y el detalle de los descuentos.

Qué hacer ahora: lista de cierre de año

Usa esta lista en octubre y noviembre, antes del apuro de enero. La guía práctica del calendario de cumplimiento tiene las fechas en un solo lugar.

1. Cambia los umbrales en tu sistema contable. Fija en $2,000 los umbrales de 1099 para rentas de propietarios y para proveedores por los pagos de 2026. Deja en $600 los ingresos brutos a abogados de la casilla 10.
2. Corre un reporte de W-9 faltantes. Haz la lista de cada propietario y proveedor que recibió pagos en 2026 sin un W-9 o W-8 firmado en el expediente. Persíguelos ahora, no en enero.
3. Revisa los tipos de entidad. Marca a cada beneficiario registrado como "corporación" y confírmalo en el W-9. Anula la exención para corporaciones en el caso de abogados y proveedores médicos.
4. Separa los pagos con tarjeta. Etiqueta los pagos a proveedores hechos con tarjeta o con aplicaciones de pago para excluirlos de los totales del 1099-NEC.
5. Confirma los totales de renta bruta. Cuadra la cifra de la casilla 1 del 1099 de cada propietario con la renta bruta del estado de cuenta de fin de año, incluidos los depósitos de garantía aplicados y la renta anticipada.
6. Revisa a los propietarios extranjeros. Confirma un W-8ECI vigente con un TIN de Estados Unidos para cada propietario extranjero, o confirma que la retención del 30% se depositó. Planifica los Forms 1042-S y 1042 para el 15 de marzo de 2027.
7. Resuelve los avisos B. Asegúrate de que cada aviso del IRS por falta de coincidencia de nombre y TIN del año tuvo respuesta y de que la retención de respaldo empezó a tiempo.
8. Consigue acceso a IRIS. Confirma que tu empresa o tu preparador tiene un IRIS Transmitter Control Code. FIRE no va a recibir las declaraciones de 2026.
9. Fija los plazos. Copias a los receptores y presentación del 1099-NEC antes del 1 de febrero de 2027. El 1099-MISC en papel antes del 1 de marzo, y el electrónico antes del 31 de marzo.
10. Atento a la cifra de 2027. Antes de fijar los umbrales de 2027, revisa el ajuste por inflación del IRS para la sección 6041.

Nada de esto es asesoría fiscal para una empresa en particular. Los propietarios con estructuras complicadas, en especial los propietarios extranjeros, suelen pedir a su propio asesor fiscal que revise la configuración.