Reglas federales para administradores de propiedades

No puedes negarte a rentar, fijar condiciones distintas, dirigir a una persona hacia ciertas viviendas o alejarla de ellas (steering) ni anunciar una preferencia por raza, color, religión, sexo, origen nacional, situación familiar (familial status) o discapacidad. Los administradores de propiedades (property managers) responden por sus propios actos y por los del personal de arrendamiento y los proveedores que actúan en su nombre. Los propietarios también pueden ser responsables por lo que hace su administrador.

• Adopta criterios de evaluación (screening criteria) escritos y uniformes, y aplícalos a cada solicitante en el mismo orden.
• Revisa cada anuncio, publicación y post en redes sociales en busca de palabras o imágenes que expresen o insinúen una preferencia, como 'ideal para solteros' o 'sin niños'.
• Registra cada solicitud de ajuste razonable (reasonable accommodation) y de modificación razonable (reasonable modification) con las fechas, la decisión y el motivo.
• Capacita en vivienda justa (fair housing) a todo el personal de arrendamiento, mantenimiento y contabilidad al contratarlo y cada año.
• Guarda los registros de solicitudes y rechazos por al menos dos años, el plazo federal para presentar demandas privadas.

Cambio reciente: La ley no cambió. HUD retiró muchos de sus documentos de orientación interpretativa (guidance) en septiembre de 2025, pero las demandas privadas y las agencias estatales siguen haciendo cumplir la ley.

HUD retiró su orientación de 2024 sobre anuncios de vivienda digitales y basados en inteligencia artificial, su orientación de 2016 y 2022 sobre antecedentes penales y varios otros documentos de vivienda justa, con efecto el 17 y el 25 de septiembre de 2025. La orientación sobre evaluación de inquilinos (tenant screening) de abril de 2024 no aparece en ninguna de las dos listas de retiro publicadas, así que su situación no está clara. La Fair Housing Act sigue aplicando a los anuncios y a la evaluación.

• No cites los documentos retirados de HUD como base legal en tus políticas o presentaciones de capacitación.
• Mantén la evaluación de antecedentes penales limitada y vinculada a la seguridad de los residentes o al riesgo para la propiedad, porque los tribunales y los estados todavía aceptan reclamos por impacto dispar (disparate impact).
• Revisa las reglas estatales y municipales sobre antecedentes penales, historial de crédito y registros de desalojo, que a menudo van más allá de la ley federal.
• Revisa la segmentación de anuncios (ad targeting) en las redes sociales para que el público no quede limitado por edad, sexo, situación familiar o por datos de ubicación que funcionen como sustitutos (proxies).

Cambio reciente: Avisos del Federal Register del 6 de abril de 2026 y del 17 de julio de 2026 confirmaron los retiros. HUD dijo que la aplicación de la ley continúa contra las conductas que violan el texto de la ley.

La Fair Housing Act sigue exigiendo ajustes razonables (reasonable accommodations), lo que incluye no aplicar una regla de no mascotas cuando una persona con discapacidad lo necesita. HUD retiró en septiembre de 2025 sus avisos de 2013 y 2020 sobre animales de asistencia (assistance animals). Un memorando de aplicación de HUD del 22 de mayo de 2026 dice que HUD solo presentará cargos en casos de animales entrenados para dar ayuda relacionada con una discapacidad, pero las demandas privadas, las agencias estatales y los reclamos bajo la Section 504 todavía pueden cubrir a los animales de apoyo emocional (emotional support animals).

• Ten una política escrita de ajustes razonables que no rechace por defecto las solicitudes de animales de apoyo emocional.
• Responde cada solicitud por escrito y dentro de un plazo definido.
• Revisa la ley de tu estado, porque muchos estados tienen sus propias reglas sobre animales de apoyo emocional y su documentación.
• En propiedades con asistencia de HUD, sigue la Section 504 y las reglas de HUD sobre mascotas en vivienda asistida, que todavía eximen a los animales de asistencia.
• No cobres renta por mascota (pet rent) ni depósito por mascota (pet deposit) por un animal de asistencia aprobado hasta que tu abogado confirme la posición de tu estado.

Cambio reciente: FHEO-2020-01 y FHEO-2013-01 se retiraron con efecto el 17 de septiembre de 2025. HUD emitió un nuevo memorando de aplicación el 22 de mayo de 2026 que limita sus propios cargos a los animales entrenados.

La regla de HUD dice que una política neutral, como un límite general de evaluación, puede violar la Fair Housing Act si tiene un efecto discriminatorio injustificado. En enero de 2026 HUD propuso eliminar la regla y dejar la cuestión en manos de los tribunales. La Corte Suprema reconoció en 2015 los reclamos por impacto dispar bajo esta ley, así que los tribunales todavía pueden escucharlos.

• Pon por escrito la razón de negocio de cada criterio de evaluación, como el ingreso mínimo o el periodo de revisión de antecedentes penales (lookback).
• Evita las prohibiciones generales (blanket bans) cuando una regla más específica lograría el mismo objetivo.
• Revisa los resultados por clase protegida (protected class) cuando tengas los datos, y ajusta los criterios que excluyen a grupos sin una necesidad clara.
• Sigue la regla final de HUD y la ley de tu estado, porque varios estados reconocen el impacto dispar en sus propias leyes.

Cambio reciente: HUD propuso la eliminación el 14 de enero de 2026 y publicó una propuesta complementaria el 10 de agosto de 2026, con comentarios hasta el 9 de octubre de 2026. No se encontró una regla final al 6 de octubre de 2026.

La fuente de ingresos no es una clase protegida bajo la Fair Housing Act federal, así que la ley federal no obliga a un propietario privado a aceptar Housing Choice Vouchers. Muchos estados y ciudades sí lo exigen. Un rechazo general a los vales todavía puede generar riesgo de impacto dispar (disparate impact).

• Asocia cada propiedad con las reglas de fuente de ingresos de su estado y de su ciudad.
• Elimina el texto 'no Section 8' de los anuncios en todos los mercados, incluso donde los vales no están protegidos.
• Aplica la misma prueba de ingresos sobre la parte de la renta que paga el inquilino, cuando la ley local lo exija.
• Capacita al personal de arrendamiento sobre cómo las inspecciones de los vales y los tiempos del contrato HAP (HAP contract) afectan las fechas de mudanza.

Cambio reciente: En septiembre de 2025 HUD retiró su orientación de noviembre de 2024 sobre restricciones por fuente de ingresos y su memorando de febrero de 2024 sobre pruebas (testing) de fuente de ingresos.

La ADA no cubre los apartamentos privados en sí, pero sí cubre los lugares abiertos al público, como la oficina de arrendamiento (leasing office), una unidad modelo usada para ventas y el estacionamiento público. Esas áreas deben ser accesibles, y en ellas se deben permitir los animales de servicio (service animals), que son perros entrenados.

• Audita las oficinas de arrendamiento para confirmar que tengan ruta, entrada, mostrador y baño accesibles.
• Permite los perros de servicio en las áreas públicas y haz solo las dos preguntas permitidas.
• Haz que tu sitio web y tu solicitud en línea se puedan usar con lectores de pantalla.
• Elimina las barreras cuya eliminación sea fácilmente realizable (readily achievable) y registra lo que corregiste.

La Section 504 prohíbe la discriminación por discapacidad en los programas que reciben dinero federal, lo que incluye la vivienda pública (public housing) y las propiedades con Section 8 basado en proyectos (project-based Section 8). Agrega obligaciones de accesibilidad y de ajustes que van más allá de la Fair Housing Act, incluida una proporción de unidades accesibles en los desarrollos cubiertos.

• Confirma qué propiedades reciben asistencia financiera federal.
• Nombra un coordinador de la Section 504 (504 coordinator) y publica un procedimiento de quejas (grievance procedure) donde se exija.
• Lleva control de las unidades accesibles y ofrécelas primero a los hogares que necesitan esas características.
• Paga las modificaciones razonables en las propiedades cubiertas, salvo que representen una carga indebida (undue burden).

Cambio reciente: El memorando de HUD de mayo de 2026 sobre animales de asistencia dice que no trata cómo maneja HUD las quejas bajo la Section 504 o la ADA.

Si rechazas a un solicitante, le cobras más, le exiges un codeudor (cosigner) o un depósito más alto con base en un informe de crédito, de desalojos o de antecedentes penales, debes enviarle un aviso de acción adversa (adverse action notice). Necesitas un propósito permitido (permissible purpose) para pedir un informe, y debes desechar los datos del informe de forma segura.

• Envía un aviso de acción adversa que indique el nombre de la empresa de evaluación, sus datos de contacto, el derecho a una copia gratuita dentro de 60 días y el derecho a disputar el informe.
• Incluye el puntaje de crédito y los factores principales cuando se usó un puntaje.
• Obtén la autorización del solicitante antes de pedir un informe.
• Tritura o borra de forma segura los datos del informe según la FTC Disposal Rule.
• Usa un proveedor de evaluación que pueda explicar cómo vincula los registros con la persona correcta.

Cambio reciente: En mayo de 2025 la CFPB retiró decenas de documentos de orientación, incluida su opinión consultiva (advisory opinion) de 2024 sobre verificación de antecedentes. La ley y sus obligaciones de acción adversa no cambiaron.

La FDCPA cubre a los terceros que cobran deudas de consumo, como las agencias de cobranza y los abogados de desalojo. Un administrador de propiedades que cobra la renta corriente para un propietario normalmente no está cubierto, pero una empresa que asume cuentas que ya estaban en mora (default) sí puede estarlo. La Regulation F fija reglas sobre los avisos de validación (validation notices), la frecuencia de las llamadas y el cobro por correo electrónico y mensajes de texto.

• Revisa si cobras cuentas que ya estaban en mora cuando las asumiste, por ejemplo después de adquirir una cartera.
• Asegúrate de que tu agencia de cobranza y tus abogados de desalojo envíen los avisos de validación de la Regulation F.
• Si estás cubierto, limita las llamadas de cobranza a siete intentos en siete días por deuda.
• Ofrece una forma fácil de darse de baja (opt-out) en los correos y mensajes de texto de cobranza.

Necesitas consentimiento expreso previo (prior express consent) para enviar llamadas y mensajes de texto automatizados o pregrabados a un celular, y consentimiento expreso previo por escrito (prior express written consent) para los de mercadeo. Las llamadas y los mensajes de mercadeo están limitados al horario de 8 a.m. a 9 p.m., hora local. En una demanda privada, el tribunal puede otorgar $500 por cada infracción o la pérdida real, lo que sea mayor, y hasta tres veces ese monto si la infracción fue intencional o a sabiendas (47 U.S.C. § 227(b)(3)).

• Incluye en las solicitudes y los contratos de arrendamiento una casilla clara de consentimiento para mensajes de texto, separada de la de mercadeo.
• Guarda prueba del consentimiento con fecha y hora para cada número.
• Depura las listas de mercadeo contra el National Do Not Call Registry y tu lista interna de no llamar (do-not-call list).
• Envía mensajes de texto de mercadeo solo entre las 8 a.m. y las 9 p.m. en la zona horaria del destinatario.

Cambio reciente: El 11th Circuit anuló la regla de consentimiento uno a uno (one-to-one consent) de la FCC el 24 de enero de 2025 en Insurance Marketing Coalition v. FCC, así que nunca entró en vigor.

Desde el 11 de abril de 2025 debes respetar una solicitud de baja (opt-out) hecha por cualquier medio razonable, como responder 'stop', dentro de 10 días hábiles. La parte de 'revocar todo' (revoke all), que haría que una sola baja aplique a todas tus llamadas automatizadas (robocalls) y mensajes de texto, se aplazó al 31 de enero de 2027. El 30 de septiembre de 2026 la FCC adoptó una orden (FCC 26-67, dada a conocer el 1 de octubre) que permite a quien llama designar un único método exclusivo de baja y limita 'revocar todo' para los mensajes informativos.

• Procesa cada baja dentro de 10 días hábiles en todos los sistemas que envían mensajes o hacen llamadas a ese número.
• Reconoce stop, quit, end, revoke, opt out, cancel y unsubscribe como solicitudes de baja.
• Separa en tu herramienta de mensajería los mensajes informativos, como los avisos de mantenimiento, de los mensajes de mercadeo.
• Espera la fecha de entrada en vigor de la orden de 2026 antes de depender de un método exclusivo de baja.

Cambio reciente: La FCC aplazó 'revocar todo' dos veces, la más reciente el 6 de enero de 2026, hasta el 31 de enero de 2027. La orden del 30 de septiembre de 2026 entra en vigor 30 días después de su publicación en el Federal Register, que no había ocurrido al 6 de octubre de 2026.

Los correos comerciales, como las campañas para conseguir propietarios y las ofertas de servicios adicionales para residentes (upsell), deben tener encabezados y asuntos honestos, una dirección postal física y una opción de baja que funcione. Las bajas deben respetarse dentro de 10 días hábiles.

• Agrega tu dirección postal física a cada correo de mercadeo.
• Incluye un enlace para darse de baja en un solo paso y respétalo dentro de 10 días hábiles.
• Mantén las listas de mercadeo separadas de los avisos transaccionales a residentes.
• Exige las mismas reglas a los proveedores que envían correos por ti, porque tú sigues siendo responsable.

La FTC considera engañoso anunciar una renta baja y ocultar cargos mensuales obligatorios. En diciembre de 2025 Greystar aceptó pagar $24 millones para resolver los reclamos de la FTC y de Colorado por cargos ocultos. La FTC abrió en marzo de 2026 un proceso de reglamentación sobre cargos en vivienda de alquiler, pero no ha propuesto el texto de la regla.

• Muestra el precio mensual total, con cada cargo obligatorio incluido, en todo lugar donde anuncies o cotices la renta.
• Indica el monto y el propósito de cada cargo antes de cobrar el cargo por solicitud (application fee).
• Elimina los cargos que no son opcionales y que no corresponden a un servicio real.
• Revisa los feeds de distribución de anuncios (listing syndication) para que los cargos también aparezcan en sitios de terceros.

Cambio reciente: El acuerdo con Greystar se anunció en diciembre de 2025. La FTC publicó un aviso anticipado de reglamentación propuesta (advance notice of proposed rulemaking) el 13 de marzo de 2026; el periodo de comentarios cerró el 13 de abril de 2026.

Si comercializas alquileres vacacionales u otros alquileres de corta estancia (short-term rentals), cualquier precio que muestres debe ser el precio total con los cargos obligatorios incluidos, como los de limpieza y los cargos de resort (resort fees). Los impuestos y el envío pueden mostrarse por separado. La regla no cubre los contratos de arrendamiento residencial de largo plazo.

• Muestra primero, y de la forma más visible, el precio total por noche o por estadía en los anuncios de corta estancia.
• Incluye en el precio anunciado los cargos obligatorios de limpieza, servicio y reserva.
• Informa la naturaleza, el propósito y el monto de cualquier cargo opcional antes del pago final (checkout).
• Revisa que los canales y los motores de reserva que usas muestren los precios como lo exige la regla.

Cambio reciente: La regla entró en vigor el 12 de mayo de 2025. Se aplican multas civiles (civil penalties) por cada infracción.

Las empresas constituidas en EE. UU., incluidas las empresas de administración de propiedades y las LLC de los propietarios, ya no tienen que presentar informes de beneficiarios reales (beneficial ownership reports) ante FinCEN. Solo deben presentarlos las empresas constituidas bajo leyes extranjeras y registradas para operar en un estado de EE. UU., y no tienen que reportar a personas de EE. UU.

• Deja de recopilar datos BOI de las LLC de propietarios estadounidenses para presentaciones ante FinCEN.
• Identifica a los propietarios cuya entidad se constituyó fuera de Estados Unidos y avísales que quizás todavía deban presentar el informe.
• Revisa las leyes estatales, como la LLC Transparency Act de Nueva York, que tienen sus propias reglas de reporte.

Cambio reciente: FinCEN eximió a las empresas nacionales mediante una regla final provisional (interim final rule) en marzo de 2025, y lo hizo permanente con una regla final vigente desde el 14 de agosto de 2026.

Antes de que un inquilino firme un contrato de arrendamiento de una vivienda construida antes de 1978, debes entregarle el folleto de la EPA 'Protect Your Family From Lead in Your Home', informarle sobre la pintura con plomo o los peligros conocidos y sus registros, e incluir en el contrato una advertencia firmada sobre el plomo. Los agentes, incluidos los administradores de propiedades, comparten la responsabilidad del cumplimiento.

• Marca en tu sistema cada unidad construida antes de 1978.
• Adjunta el formulario de divulgación sobre plomo y el folleto a cada contrato de arrendamiento, y a cada renovación cuando haya información nueva.
• Entrega cualquier informe de inspección de plomo o de evaluación de riesgos (risk assessment) que tenga el propietario.
• Guarda las divulgaciones firmadas por al menos tres años.
• Sigue la Lead Safe Housing Rule de HUD en las unidades con asistencia federal.

Cambio reciente: La EPA bajó los niveles de peligro de plomo en el polvo y los niveles de liberación (clearance levels) en una regla final vigente desde el 13 de enero de 2025, con cumplimiento exigido a más tardar el 12 de enero de 2026 en los estados donde la EPA administra el programa. Esto afecta los resultados de las inspecciones y de los trabajos de reducción de plomo (abatement) que podrías tener que divulgar.

El trabajo pagado que altera la pintura en viviendas construidas antes de 1978 lo debe hacer una empresa con certificación EPA Lead-Safe Certified, con un renovador certificado (certified renovator) y prácticas de trabajo seguras frente al plomo. Si tu propio personal de mantenimiento hace el trabajo, tu empresa necesita la certificación de empresa (firm certification) y el trabajador necesita la certificación de renovador.

• Obtén la certificación de empresa si tu equipo de mantenimiento trabaja en unidades construidas antes de 1978.
• Contrata solo contratistas Lead-Safe Certified y guarda copias de sus certificados.
• Entrega a los inquilinos el folleto 'Renovate Right' antes de empezar el trabajo y guarda el comprobante de entrega.
• Guarda los registros de RRP de cada trabajo por tres años.

Cambio reciente: La EPA actualizó en marzo de 2026 su guía de cumplimiento para pequeñas entidades (small entity compliance guide). La regla central no cambió.

NSPIRE reemplaza los estándares de inspección anteriores de HUD para la vivienda pública, la vivienda multifamiliar basada en proyectos y los programas de vales. Las unidades con vales deben pasar las inspecciones para seguir recibiendo los pagos de asistencia para vivienda (housing assistance payments). Los requisitos de alarmas de humo y de monóxido de carbono ya aplican.

• Confirma qué estándar aplica a cada unidad asistida: HQS o NSPIRE.
• Instala alarmas de monóxido de carbono donde haya aparatos que queman combustible o garajes adjuntos.
• Prueba las alarmas de humo en cada preparación de unidad entre inquilinos (turn) y en cada visita por orden de trabajo.
• Haz un recorrido previo a la inspección con la lista de deficiencias de NSPIRE antes de la visita de la PHA o de REAC.

Cambio reciente: HUD extendió al 1 de febrero de 2027 la fecha de cumplimiento de NSPIRE para los programas de vales (HCV, PBV, Mod Rehab). La calificación de algunos requisitos afirmativos para vivienda pública y multifamiliar se aplazó al 1 de octubre de 2026.

En las 'propiedades cubiertas' (covered properties) debes dar al menos 30 días de aviso antes de exigirle a un inquilino que desocupe. Las propiedades cubiertas incluyen las que participan en programas federales de vivienda, como vales o LIHTC, y las que tienen una hipoteca con respaldo federal (federally backed mortgage), como préstamos de Fannie Mae, Freddie Mac, FHA o VA. La disposición no tiene fecha de vencimiento, pero los tribunales están divididos sobre si solo aplica a los casos por falta de pago.

• Pregunta a cada propietario si la propiedad tiene una hipoteca con respaldo federal o acepta vales, y guarda la respuesta.
• Usa un aviso de 30 días para desocupar por falta de pago en las propiedades cubiertas.
• Pregunta a tu abogado de desalojos cómo interpretan los tribunales de tu estado el alcance de la regla.
• Vuelve a revisar si la propiedad está cubierta cuando un propietario refinancia.

Cambio reciente: Los tribunales estatales de apelación siguieron emitiendo fallos contradictorios sobre el alcance en 2024 y 2025. El Congreso no ha modificado la disposición.

Los propietarios de propiedades con asistencia de renta basada en proyectos (project-based rental assistance) y las agencias de vivienda pública (public housing agencies) deben dar un aviso por escrito al menos 30 días antes de presentar un desalojo por falta de pago. El aviso debe incluir información específica, y no puedes presentar la demanda si el inquilino paga todo dentro de los 30 días.

• Usa una plantilla de aviso de 30 días por falta de pago que cumpla con HUD en los sitios PBRA y de vivienda pública.
• Incluye el monto adeudado detallado, una fecha límite para corregir (cure date) e información sobre recertificación y dificultades económicas (hardship).
• Detén la demanda si el inquilino paga el monto completo dentro del plazo.
• Espera la regla final de HUD sobre la derogación antes de cambiar los avisos.

Cambio reciente: HUD emitió una regla final provisional (interim final rule) el 26 de febrero de 2026 para derogar el aviso de 30 días. Después de una demanda, HUD la aplazó indefinidamente el 13 de marzo de 2026 y la trató como regla propuesta, con comentarios hasta el 27 de abril de 2026. No se encontró una derogación final al 6 de octubre de 2026.

Después de una ejecución hipotecaria (foreclosure), el nuevo propietario debe dar a los inquilinos de buena fe (bona fide tenants) al menos 90 días de aviso antes de exigirles que se vayan. Los inquilinos con contrato de arrendamiento generalmente pueden quedarse hasta el final del plazo, salvo que el comprador vaya a vivir en la unidad.

• Está atento a los avisos del prestamista o de ejecución hipotecaria en las propiedades que administras y avisa al propietario de inmediato.
• Entrega al nuevo propietario las listas de inquilinos y copias de los contratos para que los avisos de 90 días se envíen correctamente.
• Respeta los contratos vigentes y los contratos de vales durante la transición.
• Revisa la ley estatal, que puede exigir un aviso más largo.

En la vivienda cubierta, como Housing Choice Vouchers, Section 8 basado en proyectos, vivienda pública y LIHTC, no puedes rechazar ni desalojar a una persona por ser sobreviviente de violencia doméstica, violencia en el noviazgo, agresión sexual o acecho (stalking). Puedes dividir el contrato de arrendamiento (lease bifurcation) para sacar al agresor, y debes mantener confidencial la información de la persona sobreviviente.

• Entrega el HUD-5380 Notice of Occupancy Rights y el formulario de certificación HUD-5382 en la solicitud, en la mudanza y con cualquier aviso de desalojo o de terminación.
• Usa los formularios vigentes, que vencen el 31 de enero de 2028.
• Adopta un plan de traslado de emergencia (emergency transfer plan) para las propiedades cubiertas.
• Guarda la documentación de las personas sobrevivientes por separado y con acceso limitado.

Cambio reciente: HUD actualizó los formularios HUD-5380 y HUD-5382 en febrero de 2025. En septiembre de 2025 HUD retiró su determinación legal sobre VAWA de octubre de 2023; la ley y los reglamentos siguen aplicando.

Si rentas a personas con vales, firmas un contrato HAP (HAP contract) y debes seguir su anexo al contrato de arrendamiento (lease addendum) y sus reglas de renta razonable (rent reasonableness) e inspección. HOTMA cambia cómo se cuentan los ingresos y los activos en la certificación. Los propietarios de vivienda multifamiliar tenían que cumplir en las certificaciones vigentes a partir del 1 de enero de 2026, y la mayoría de las agencias de vivienda pública deben cumplir a más tardar el 1 de enero de 2027.

• Usa el anexo de arrendamiento de HUD (HUD tenancy addendum) con cada contrato con vale.
• Envía las solicitudes de aumento de renta a la PHA en el plazo que exige el contrato HAP.
• En los sitios multifamiliares asistidos, usa desde ya formularios de ingresos y activos que cumplan con HOTMA.
• Prepárate para que los cálculos de ingresos de la PHA y la parte que paga el inquilino cambien a medida que las agencias adopten HOTMA hasta 2027.

Cambio reciente: El HUD Notice H-2025-03 fijó el 1 de enero de 2026 para la vivienda multifamiliar. El Notice PIH 2026-15, emitido el 14 de mayo de 2026, fijó el 1 de enero de 2027 para la mayoría de las PHA.

Un miembro de las fuerzas armadas (servicemember) que recibe órdenes de cambio permanente de estación (permanent change of station) u órdenes de despliegue de 90 días o más puede terminar antes de tiempo un contrato de arrendamiento residencial con un aviso por escrito y una copia de las órdenes. No puedes cobrar un cargo por terminación anticipada (early termination fee). También necesitas una orden judicial para desalojar a un militar o a su familia cuando la renta es igual o menor que el umbral anual, que es de $10,542.60 al mes en 2026.

• Acepta los avisos de terminación bajo la SCRA y fija la fecha de terminación 30 días después de la siguiente fecha de pago de la renta.
• Devuelve cualquier renta pagada por adelantado y el depósito según lo exigido, sin cargo por terminación anticipada.
• Consulta el sitio del Defense Manpower Data Center antes de cualquier sentencia en rebeldía (default judgment) y presenta la declaración jurada de estatus militar (military status affidavit).
• Nunca uses el desalojo por cuenta propia (self-help eviction) ni retengas las pertenencias de un militar.

Cambio reciente: El Department of Defense fijó en $10,542.60 al mes el umbral de renta de 2026 para la protección contra desalojos, vigente desde el 1 de enero de 2026.

Los administradores de propiedades normalmente presentan el Form 1099-MISC para reportar las rentas pagadas a cada propietario, y el Form 1099-NEC para los proveedores a los que se les paga por servicios. Para los pagos hechos en 2026 y después, el umbral es de $2,000 por beneficiario, en lugar de $600. Los pagos del año calendario 2025 siguen usando el umbral de $600.

• Pide un Form W-9 a cada propietario y proveedor antes del primer pago.
• Reporta las rentas de los propietarios en la casilla 1 (box 1) del Form 1099-MISC cuando el total de rentas llegue al umbral.
• Reporta los pagos a proveedores que no son empleados, como técnicos de mantenimiento (handymen) y personal de limpieza, en el Form 1099-NEC.
• Aplica la retención de respaldo (backup withholding) cuando un beneficiario no entregue un TIN válido.
• Actualiza a $2,000 los umbrales de tu software contable para los pagos de 2026.

Cambio reciente: La One Big Beautiful Bill Act del 4 de julio de 2025 subió el umbral a $2,000 para los pagos posteriores al 31 de diciembre de 2025, con ajuste por inflación después de 2026.

Las plataformas de pago presentan el Form 1099-K solo cuando un beneficiario recibe más de $20,000 en más de 200 transacciones en un año. Los pagos que haces con tarjeta o con una aplicación de pagos que emite un 1099-K no necesitan además un 1099-MISC o un 1099-NEC de tu parte.

• Anota qué pagos a proveedores y propietarios pasan por redes de tarjetas o aplicaciones de pago.
• Evita reportar dos veces el mismo pago en un 1099-NEC y en un 1099-K.
• Explica a los propietarios que la renta cobrada por portales en línea puede generar o no un 1099-K con el umbral más alto.

Cambio reciente: La One Big Beautiful Bill Act restableció de forma retroactiva el umbral de $20,000 y 200 transacciones, y canceló la reducción prevista a $600.

Un administrador de propiedades que paga renta a un extranjero no residente (nonresident alien) o a una empresa extranjera es un agente de retención (withholding agent). Debes retener el 30% de la renta bruta, salvo que el propietario entregue un Form W-8ECI válido con un número de identificación de contribuyente de EE. UU. (U.S. taxpayer ID) para tratar la renta como ingreso efectivamente relacionado (effectively connected income).

• Pide a cada propietario un W-9 o el formulario W-8 correcto antes de la primera distribución.
• Retén el 30% de la renta bruta a los propietarios extranjeros que no hayan entregado un W-8ECI válido.
• Deposita a tiempo el impuesto retenido y presenta cada año los Forms 1042 y 1042-S.
• Vuelve a pedir los formularios W-8 antes de que venzan.

Un depósito de garantía (security deposit) que planeas devolver no es ingreso para el propietario cuando se recibe. Se vuelve ingreso en el año en que el propietario se queda con cualquier parte de él. La renta por adelantado (advance rent) y un depósito que se usa como renta del último mes son ingreso cuando se reciben.

• Guarda los depósitos en una cuenta de pasivo separada, no en los ingresos del propietario.
• Registra los montos de depósito retenidos como ingreso por alquiler del propietario en el año en que los aplicas.
• Identifica claramente la 'renta del último mes' en el contrato de arrendamiento para que se trate como renta por adelantado.
• Incluye los depósitos aplicados en los estados de fin de año de los propietarios y en los totales de los 1099.

Un negocio que recibe más de $10,000 en efectivo en una sola transacción o en transacciones relacionadas debe presentar el Form 8300 dentro de 15 días. La renta cobrada en efectivo de un mismo contrato de arrendamiento puede contar como transacciones relacionadas en un periodo de 12 meses.

• Lleva control de los cobros en efectivo y en giros postales (money orders) por contrato durante el año.
• Presenta el Form 8300 por vía electrónica dentro de 15 días cuando el efectivo de un contrato pase de $10,000.
• Envía al pagador una declaración por escrito a más tardar el 31 de enero del año siguiente.
• Considera no aceptar efectivo, si la ley estatal lo permite, para reducir la carga de reportes y el riesgo de robo.